Bruksvilkår

Hva Styreklart er

Styreklart er et digitalt arbeidsverktøy for styrearbeid i sameier, borettslag og mindre boligorganisasjoner. Tjenesten samler møter, oppgaver, årshjul, dokumenter, historikk og kommunikasjon i en felles arbeidsflate for styret.

Kunden er organisasjonen. Brukere handler på vegne av organisasjonen innenfor rollene og tilgangene de har fått.

Prøveperiode og abonnement

Nye organisasjoner får 30 dagers gratis prøveperiode med alle funksjoner inkludert. Etter prøveperioden koster Styreklart 249 kr per måned.

2 988 kr faktureres årlig (inkl. mva.). Abonnementet har 12 måneders bindingstid.

Dersom abonnement ikke aktiveres etter prøveperioden og den påfølgende 7 dagers fristen, går organisasjonen i lesemodus. Da kan organisasjonen fortsatt lese og eksportere innhold, men ikke opprette eller endre data.

Hver organisasjon får én prøveperiode. Organisasjonsnummer brukes som primær identifikator der dette finnes.

Styreklart har én abonnementsplan med alle funksjoner inkludert, ubegrenset antall styrebrukere og 10 GB lagringsplass. Ekstra lagringsplass kan kjøpes ved behov.

Eventuelle prisendringer varsles i god tid før de trer i kraft.

Lesemodus og eksport

I lesemodus kan organisasjonen fortsatt logge inn, lese innhold, laste ned dokumenter og eksportere data. Det er ikke mulig å opprette eller endre innhold, laste opp filer eller invitere nye medlemmer før abonnementet er aktivt igjen.

Organisasjonens ansvar

Organisasjonen er ansvarlig for riktige opplysninger, hvem som får tilgang, hvilke roller brukerne får og hvilket innhold som lagres i Styreklart. Ulovlig innhold, misbruk av tjenesten og forsøk på uautorisert tilgang er ikke tillatt.

Organisasjonen er også ansvarlig for at møtedeltakelse, roller, eierskap, andelseierskap og kontaktdata registreres korrekt der disse opplysningene brukes i møter, kommunikasjon eller signering.

Dokumenter og maler

Organisasjonen eier sitt eget innhold. Orakel Studio AS får den tilgangen som er nødvendig for å drifte og levere tjenesten. Dokumentmaler, fristforslag og arbeidsflyter i Styreklart er praktiske hjelpemidler og erstatter ikke juridisk, regnskapsfaglig eller annen profesjonell rådgivning.

Elektronisk signering

Styreklart Sign tilbyr elektronisk signering med dokumentert revisjonsspor for møteprotokoller i Styreklart. En elektronisk signatur i Styreklart knyttes til den konkrete dokumentversjonen som ble presentert for signataren.

Signeringen skjer gjennom en personlig signeringsflyt. Signataren identifiseres gjennom Styreklart-konto eller en signaturbegrenset identitet, og bekrefter signeringen med SMS-kode før signatur registreres.

Når signering starter, låses protokollversjonen. Styreklart beregner en integritetskontroll for dokumentet, lagrer signeringshendelser i revisjonsspor og oppretter et signaturbevis. Styreklart Sign er ikke BankID-signering og skal ikke forstås som kvalifisert elektronisk signatur.

Ansvar ved signering

Orakel Studio AS er ansvarlig for den tekniske signeringsprosessen, dokumentlås, tilgangskontroll, registrering av signeringshendelser, teknisk bruk av signeringspolicyer og lagring etter avtalte regler.

Organisasjonen er ansvarlig for at møtet er korrekt innkalt og gjennomført, at protokollinnholdet er korrekt, at møtedeltakelse er riktig registrert, og at personer som oppgis som møteleder, medsignatar eller protokollunderskriver faktisk har denne rollen.

Styreklart kontrollerer ikke om et møte eller et vedtak er materiellrettslig gyldig. Tjenesten skal hjelpe organisasjonen med arbeidsflyt, dokumentasjon og sporbarhet.

Signering og uenighet

En signatur betyr at signataren bekrefter at protokollen etter signatarens oppfatning gir en korrekt gjengivelse av møtet og beslutningene som ble truffet. Signaturen betyr ikke nødvendigvis at signataren støtter alle vedtak, stemte for alle vedtak eller er enig med øvrige deltakere.

Dersom en signatar mener protokollen ikke er korrekt, kan signataren velge «Protokollen er ikke korrekt». Dette registrerer ikke en signatur. Møteadministrator må da gjennomgå protokollen før videre signering.

Dersom protokollen korrigeres etter at signering har startet, beholdes historikken for den gamle dokumentversjonen, den gamle signeringsrunden ugyldiggjøres, og ny dokumentversjon må signeres på nytt. Gamle signaturer overføres aldri til en ny dokumentversjon.

Signaturbegrenset signatar

Enkelte signatarer kan signere uten ordinær Styreklart-konto. Da får personen kun tilgang til den konkrete signeringsoppgaven via personlig lenke og SMS-verifisering. Dette gir ikke tilgang til organisasjonens dashboard, dokumentarkiv, medlemmer eller andre data i Styreklart.

Mer informasjon finnes på personvern for signering.

Signaturbevis

Styreklart oppretter et teknisk signaturbevis som dokumenterer signeringsforløpet og opplysningene som ble brukt til å knytte signeringen til signataren. Den signerte protokollen kan vise navn, rolle, tidspunkt, signaturrepresentasjon og referanse til signaturbevis.

Fullt signaturbevis kan inneholde sikkerhetsrelaterte opplysninger og er strengere tilgangsstyrt enn vanlig protokolltilgang.

Drift og endringer

Vi arbeider for stabil drift og varsler om større planlagt vedlikehold der det er praktisk mulig. Vi kan gjøre endringer i tjenesten for å forbedre sikkerhet, drift og brukeropplevelse. Vi kan ikke garantere 100 % oppetid.

Tredjepartsleverandører

Styreklart bruker leverandører for blant annet hosting, database, lagring, autentisering, e-post og SMS der funksjonen brukes. Bruk av tjenesten forutsetter at slike leverandører kan brukes til å levere funksjonene.

Se underleverandører for en offentlig oversikt.

Oppsigelse og avslutning

Organisasjonen kan avslutte bruken av Styreklart. Ved utløpt prøveperiode eller avsluttet abonnement kan organisasjonen beholde lesetilgang og eksportmuligheter slik produktet støtter dette. Permanent sletting håndteres som en kontrollert prosess.

Signerte protokoller, signaturbevis og tilhørende historikk kan ha et saklig oppbevaringsbehov for organisasjonen. Organisasjonen skal kunne eksportere signert protokoll, signaturbevis og relevante metadata før endelig avslutning.

Ansvarsbegrensning

Styreklart er et støtteverktøy for styrearbeid. Organisasjonen må selv kontrollere frister, vedtekter, dokumenter, kontaktdata, møteregler og beslutninger. Orakel Studio AS fraskriver seg ikke ansvar for egne tekniske feil, men er ikke ansvarlig for indirekte tap, brukerfeil eller beslutninger organisasjonen tar basert på egne vurderinger, så langt dette er tillatt etter gjeldende rett.

Lovvalg, tvister og kontakt

Vilkårene reguleres av norsk rett, med forbehold om ufravikelige regler. Tvister søkes løst i dialog før eventuell rettslig behandling. Kontakt oss på support@styreklart.no eller via support.